Jeśli w firmie zatrudniani są pracownicy, którzy czasami korzystają z własnych samochodów do celów służbowych, powinien być prowadzony dziennik przebiegu pojazdu. Jak obliczyć kilometrówkę i do czego służy kalkulator kilometrówki?
Ewidencja przebiegu pojazdu – co to jest?
Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona przez pracodawcę, gdy pracownik w ramach swoich obowiązków służbowych musi dojechać do innej lokalizacji lub skorzystać z prywatnego samochodu w podróży służbowej. Co ciekawe dotyczy to również pojazdów nie zaliczanych do środków trwałych lub leasingów długoterminowych. Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona również wtedy, gdy płatnik odlicza pełną kwotę podatku VAT od zakupu lub leasingu samochodu. Wynika to z faktu, że 100% podlega odliczeniu tylko wtedy, gdy pojazd jest używany wyłącznie do celów biznesowych.
Rozliczenie kilometrówki – jak powinno wyglądać?
Zestawienie przebiegu zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, który może odliczyć 100% z VAT od samochodu wykorzystywanego tylko do celów służbowych. Wydruk powinien zawierać następujące informacje:
- dane pracownika;
- dane pracodawcy,
- numer rejestracyjny samochodu,
- stan licznika przed wyjazdem służbowym,
- miejsce z którego nastąpił wyjazd,
- miejsce docelowe,
- ilość przejechanych kilometrów,
- cel trasy,
- podpis kierowcy,
- w przypadku pracowników należy doliczyć ustawową stawkę za kilometr oraz kwotę ryczałtu za przejechany kilometr.
Prawidłowo wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać powyższe dane.
Podwyżka kilometrówki od stycznia 2023
W dniu 2 stycznia 2023 r. w Dzienniku Ustaw ukazało się rozporządzenie z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie zwrotu kosztów niebędących własnością pracodawcy samochodów osobowych, motocykli i motorowerów używanych do celów służbowych”. Od połowy stycznia stawki kilometrowe za jazdę prywatnym pojazdem do celów służbowych wzrosną. Obecna stawka za przebieg została wprowadzona w listopadzie 2007 roku. Pomimo apeli wielu środowisk, do tej pory nie widzieliśmy, żeby się to zmieniło. Z uwagi na powyższe od 17.01.2023 poruszając się samochodem do 900 cm3 stawka za kilometr wyniesie 0,89 zł a przy samochodzie z większą pojemnością silnika będzie to 1,15 zł.
Kalkulator kilometrówki – jak rozliczyć?
Pracodawca jest zobowiązany do rozliczania kilometrów zgodnie z obowiązującymi przepisami i stawką za kilometr. Warto też pamiętać, że firma odpowiada finansowo za koszty związane z trasą, czyli wszelkie opłaty parkingowe czy opłaty autostradowe. Pracownicy muszą jednak okazać dowód wpłaty. Warto również wiedzieć, że pracownicy mogą korzystać z samochodów osobowych w ramach ustawowego miesięcznego ryczałtu. Jej wysokość zależy od wielkości miasta, w którym firma ma swoją siedzibę. W związku z tym pracownik może przejechać do:
300 km – dla mieszkańców miast do 100 000 mieszkańców,
500 km – dla miasta liczącego od 100 000 do 500 000 mieszkańców,
700 km – miasto liczące ponad 500 000 mieszkańców.
Wyższe limity dotyczą pracowników Służby Leśnej lub pojazdów wykorzystanych do udziału w akcjach ratowniczych i innych uzasadnionych okolicznościach.
