Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego oraz do dbania o to, aby były one zawsze czyste i gotowe do użycia. Jednak często spotykasz się z sytuacjami, w których to pracownik sami zajmuje się odzieżą roboczą. Czy przysługuje mu ekwiwalent za pranie w ramach tych czynności i jak powinien prawidłowo ewidencjonować poniesione wydatki?
Odzież robocza
Art. 237 § 7 ustęp 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest obowiązany do nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego. Odzież ta musi spełniać wymagania określone w polskich normach. Dotyczy to przypadków gdy: odzież pracowników może zostać zniszczona lub mocno zabrudzona w trakcie pracy lub odzież taka jest wymagana ze względu na wymogi techniczne, higieniczne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto pracodawcy nie mogą dopuszczać pracowników do korzystania na wyznaczonych stanowiskach pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Jest on zobowiązany do zapewnienia takich środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które posiada właściwości ochronne i funkcjonalne. Ponadto musi zapewnić odpowiednio ich czyszczenie, konserwowanie, naprawianie i odkażanie.
Ekwiwalent za pranie odzieży
Jeżeli pracodawca nie może zagwarantować wyprania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem takich procedur jest wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego za poniesione wydatki. Należy pamiętać, że ekwiwalent za pranie powinien uwzględniać koszty faktycznie poniesione przez pracownika, czyli koszt środków piorących, wody, energii elektrycznej, a także koszt czasu i pracy pracownika. Pracodawcy powinni sprawdzić ich wysokość i wiarygodność. W regulaminie nie ma określonej metody ustalania kwoty ekwiwalentu. W praktyce przedsiębiorcy zwykle określają taką stawkę tylko raz, a potem zawsze wpłacają określoną kwotę (miesięcznie, kwartalnie). Kwota ulegnie zmianie wtedy, gdy nastąpi wzrost kosztów, takich jak woda i środki czystości. Dzięki ustalonej przez pracodawcę metodzie wyliczania ekwiwalentów pracownicy nie muszą stale rejestrować wydatków związanych z praniem. Powinni jednak pamiętać, że pracodawca może sprawdzić, w jaki sposób ubrania zostały wyprane i czy metody do tego przeznaczone zostały zastosowane we właściwy sposób.
Jak ustalić kwotę ekwiwalentu za pranie
Przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu za pranie należy wziąć pod uwagę:
- Koszty mediów: woda, ścieki, prąd,
- koszt detergentu,
- rodzaj zabrudzenia,
- rodzaj i ilość odzieży,
- uwzględnienie tego, czy pracownicy sami robią pranie, czy korzystają z pralni.
Jednorazową kwotę na pracownika należy pomnożyć przez częstotliwość sprzątania.
Komu się należy ekwiwalent za pranie?
Zgodnie z Kodeksem pracy wszystkim pracownikom, którym przełożeni powierzyli konserwację odzieży i obuwia roboczego, przysługuje ekwiwalent za pranie. To przedsiębiorcy decydują, jak prać ubrania używane w każdej pracy. Jeśli w ramach działalności Twojej firmy nie ma możliwości ich wyprania, możesz skorzystać z pralni odzieży roboczej lub zlecić pranie pracownikom. Warto zaznaczyć, że ekwiwalentu nie można go utożsamiać z dodatkiem do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, ale jest on sumą wszystkich wydatków poniesionych przez pracownika w związku z obowiązkiem prania odzieży ochronnej.
